Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier
Training im und zum Projektmanagement

Phase 02: Vorprojekt.

1. Legen Sie fest, welche Projektskizze bzw. welches initiierte Projekte jetzt in einem Vorprojekt weiter konkretisiert werden soll.
2. Legen Sie die Ziele fest, die im Vorprojekt zu erreichen sind.
3. Legen Sie fest, welche Arbeitsschritte das Vorprojekt umfassen darf, kann, soll oder muss.
4. Legen Sie die Mittel (Zeit, Kapazitäten, Ressourcen) fest, die für das Vorprojekt zur Verfügung stehen.
5. Legen Sie fest, wer über die Mittel verfügt.
6. Legen Sie die Art und Weise der Freigabe der Mittel fest.
7. Legen Sie fest, wer mit dem Vorprojekt beauftragt wird.
8. Ermitteln Sie, in welcher Form das Vorprojekt durchgeführt wird, z.B. als Aufgabe, Auftrag, Projekt, Programm.
9. Ermitteln Sie die notwendige und ausreichende Form des Projektmanagements für das Vorprojekt.
10. Beauftragen Sie die Durchführung des Vorprojekts.
11. Erteilen Sie entweder die Anweisung bei einer Aufgabe, den Auftrag oder beauftragen Sie das Projekt oder Programm. (Vorlage)
12. Ermitteln Sie die notwendige und ausreichende Eignung für das Projektmanagement bzw. Programmmanagement mit dem HCPM-Pass.
13. Erteilen Sie gegebenenfalls den Auftrag für das Projektmanagement bzw. Programmmanagement.
14. Legen Sie fest und vereinbaren Sie die Information und Kommunikation für das Vorprojekt.
15. Legen Sie fest, welche Daten und Dokumente im Vorprojekt in welcher Art und Weise aufzubereiten sind.
16. Legen Sie fest, wer die Ergebnisse des Vorprojekts abnimmt.
17. Legen Sie den Endtermin fest und wer dann über das Ergebnis des Vorprojekts entscheidet.
18. Legen Sie fest, wer das Projektmanagement bzw. das Programmmanagement entlastet.
19. Legen Sie fest, wer über die Verwendung der Ergebnisse des Vorprojekts entscheidet.

Hinweise:

Das Vorprojekt bindet bereits einige Zeit und Ressourcen. Die Zeit ist in der Regel bestens angelegt, weil im Vorprojekt in der Regel viele Erkenntnisse möglich sind, die für einen erfolgreichen Projektverlauf erfolgsentscheidend sind.

Insbesondere können mögliche Quellen für Störungen oder Fehler vielfach bereits erkannt und ressourcenschonend in den weiteren Planungen berücksichtigt werden.

Mahnungen:

Fehler und Unterlassungen im Vorprojekt rächen sich im weiteren Projekt meistens durch Störungen, Verzögerungen, Kosten- und Terminüberschreitungen sowie Verzicht auf bestimmte Qualitäten oder Folgekosten des Projekts.

Je mehr die beteiligten Personen das Projektfeld bereits gut kennen, umso eher besteht die Tendenz, auf ein Vorprojekt zu verzichten bzw. im Vorprojekt nur die vorgefassten Meinungen, wie das Projekt laufen könne, zusammenzufassen und auf eine gründliche Analyse zu verzichten. Das sollte erkannt und unterbunden werden.

Oftmals versuchen im Vorprojekt bestimmte Interessensvertreter, das Projekt auf ihre eigenen Interessen zu begrenzen oder um Inhalte anzureichern, die nur das Projekt aufblähen.