Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier
Training im und zum Projektmanagement

Phase 03: Konzeptionsphase.

1. Legen Sie fest, welche Teile des Vorprojekts in der Konzeptionsphase weiter geplant werden.
2. Legen Sie fest, wer die Konzeptionsphase beauftragt und verantwortet (Auftraggeber).
3. Legen Sie fest, wer die Konzeptionsphase verantwortlich leitet (Projektleiter).
4. Ermitteln Sie mit allen wesentlichen Aspekten z.B.:
   1. die Ausgangslage des Projekts,
   2. die Ziele des Projekts,
   3. die Messgrößen für die Zielerreichung,
   4. die Inhalte des Projekts,
   5. die inhaltliche und zeitliche Gliederung des Projekts,
   6. die voraussichtlich geeignete Methodik des Projektmanagements,
   7. die Betroffenen und Beteiligten des Projekts,
   8. die Kosten des Projekts,
   9. die Kosten des Projektmanagements,
   10. die Finanzierung,
   11. die erforderlichen Ressourcen,
   12. die notwendigen Verträge und Vereinbarungen,
   13. die Regeln und Spielregeln im Projekt und für das Projektmanagement.
5. Legen Sie die Ziele fest, die in der Konzeptionsphase zu erreichen sind.
6. Legen Sie fest, welche Arbeitsschritte die Konzeptionsphase umfassen darf, kann, soll oder muss.
7. Legen Sie die Mittel (Zeit, Kapazitäten, Ressourcen) fest, die für die Konzeptionsphase zur Verfügung stehen.
8. Legen Sie fest, wer über die Mittel verfügt.
9. Legen Sie die Art und Weise der Freigabe der Mittel fest.
10. Legen Sie fest, wer mit der Konzeptionsphase beauftragt wird.
11. Ermitteln Sie, in welcher Form die Konzeptionsphase durchgeführt wird, z.B. als Aufgabe, Auftrag, Projekt, Programm.
12. Ermitteln Sie die notwendige und ausreichende Form des Projektmanagements für die Konzeptionsphase.
13. Beauftragen Sie die Durchführung der Konzeptionsphase.
14. Erteilen Sie entweder die Anweisung bei einer Aufgabe, den Auftrag oder beauftragen Sie das Projekt oder Programm. (Vorlage)
15. Ermitteln Sie die notwendige und ausreichende Eignung für das Projektmanagement bzw. Programmmanagement mit dem HCPM-Pass.
16. Erteilen Sie gegebenenfalls den Auftrag für das Projektmanagement bzw. Programmmanagement.
17. Legen Sie fest und vereinbaren Sie die Information und Kommunikation für die Konzeptionsphase.
18. Legen Sie fest, welche Daten und Dokumente in der Konzeptionsphase in welcher Art und Weise aufzubereiten sind.
19. Legen Sie fest, wer die Ergebnisse der Konzeptionsphase abnimmt.
20. Legen Sie den Endtermin fest und wer dann über das Ergebnis der Konzeptionsphase entscheidet.
21. Legen Sie fest, wer das Projektmanagement bzw. das Programmmanagement entlastet.
22. Legen Sie fest, wer über die Verwendung der Ergebnisse der Konzeptionsphase entscheidet.

Hinweise:

In der Konzeptionsphase werden in der Regel alle wesentlichen Parameter festgelegt, die für das folgende Projekt den Rahmen und die Bedingungen enthalten. Während des späteren Projektverlaufes sind Fehler und Versäumnisse in der Konzeptionsphase meistens kaum zu heilen: Die verursachten Störungen treten sehr oft unvermittelt auf.

Die Konzeptionsphase erfordert Zeit und Ressourcen. Sie sind in der Regel bestens angelegt, weil in der Konzeptionsphase die konkrete Vorstellung entwickelt wird, "ob und wie das Projekt gehen" wird.

Mahnungen:

Fehler und Unterlassungen im Konzeptionsphase werden meistens teuer. In die Konzeptionsphase werden deshalb insbesondere jene Experten eingebunden, die von der jeweiligen Sache etwas verstehen und / oder ausreichende eigene Erfahrungen mitbringen und einbringen können.

Die Konzeptionsphase ist auch die Zeit der institutionalisierten und professionellen Bedenkenträger gegen das Projekt. Ihre Mahnungen sind wichtige Hinweise und Informationen, die in der Planung des Projekts so und angemessen berücksichtigt werden, dass sie eher zum Projekterfolg beitragen.